🎫 แจ้งเข้าจากใบจอง OTA
แขกที่จองผ่าน Agoda / Traveloka มาถึงแล้ว — เลือกใบจองที่หน้า “แจ้งเข้า” ระบบเติมข้อมูลจากใบจองให้ คุณกรอกส่วนที่ขาด เลือกห้อง แล้วแจ้งเข้า (โรงแรม Premium 100 ขึ้นไป)
⏱ ใช้เวลาราว 5 นาที▶ มีคลิปสอน 3:40
▶ คลิปสอนแจ้งเข้าจากใบจอง OTA (Agoda/Traveloka) — ทำตามไปด้วยกัน
⏱ ข้ามไปช่วงที่ต้องการ
🧾 ค่าตัวอย่างที่ใช้ในคลิป — กรอกตามได้เลย
ชื่อ (ไทย): สมชายนามสกุล (ไทย): ตัวอย่างเลขบัตรประชาชน: 0000000000005คลิกห้อง: 204
ทำตามนี้
📷 ภาพประกอบใช้ข้อมูลตัวอย่าง — ตึกของคุณจะแสดงชื่อและตัวเลขของคุณเอง · กดที่ภาพเพื่อขยาย
- เมนู “แจ้งเข้า” → เลื่อนลงดูการ์ด “📋 รายการจองที่รอ Check-in”👀 ใบจอง Agoda / Traveloka ที่ระบบอ่านจากอีเมลยืนยันไว้แล้ว (ราวทุก 15 นาที ไม่ใช่เรียลไทม์ · ไม่ปิดห้องบน OTA ให้)
- กดแถวใบจองของแขกที่มาถึง (หรือปุ่ม “Check-in →”)👀 เข้าโหมด “รายวัน” · แถบเขียว “📋 จากการจอง: ชื่อแขก” · เติมวันเข้า-ออก ราคา/คืน ชื่อ เบอร์ เลขจอง OTA ให้
- แขกไทยเลือก “🇹🇭 คนไทย” แล้วกรอก “ชื่อ (ไทย)” “นามสกุล (ไทย)” “เลขบัตรประชาชน”👀 ต่างชาติ: เลือก “🌍 ต่างชาติ” แล้วกรอกชื่อ + Passport No. · ให้ AI อ่านบัตร = แพ็กเสริม AI เริ่ม ฿99/เดือน ต้องมีคนตรวจกดยืนยัน
- ที่การ์ด “🏠 เลือกห้อง” คลิกห้องที่ว่าง👀 ห้องที่มีแขกอยู่ หรือมีใบจองทับช่วงเข้า-ออก จะไม่โผล่ (ช่วยลดจองซ้ำ) · เลือกแล้วขึ้น “✓ เลือก: ห้อง 204”
- กด “✅ แจ้งเข้าพัก” แล้วกด “✓ ปิด”👀 หน้าต่าง “แจ้งเข้าพักสำเร็จ ✓” · ผูกกับใบจอง สถานะใบจอง = CHECKED_IN · “💳 บันทึกการรับเงิน” ใช้เมื่อรับเงินเพิ่ม
- ตรวจผล: เมนู “รายวัน” เห็นห้องมีแขก · เปิด “แจ้งเข้า” ใหม่ ใบนั้นหายจากรายการรอ👀 รายการรอโหลดตอนเปิดหน้า — หลังกด “✓ ปิด” ใบเดิมยังค้างจนกว่าจะเปิดหน้าใหม่ อย่ากดซ้ำ
✅ เสร็จแล้วควรเห็น
- หน้าต่าง “แจ้งเข้าพักสำเร็จ ✓” ขึ้นห้องที่เลือก และห้องนั้นขึ้น “มีแขก” ในหน้า “รายวัน”
- ใบจองที่แจ้งเข้าแล้วถูกผูกกับการเข้าพัก (สถานะ CHECKED_IN) และหายจากรายการรอ Check-in
📚 รายละเอียดเพิ่มเติมของหน้านี้ (ไม่ต้องอ่านก็ทำตามได้)
🔒ต้องซื้อแพ็ก AI Addon เพิ่ม
ขั้น 4 "สแกนบัตร → ให้ AI อ่านให้" เป็นของแพ็ก AI Addon (เริ่ม ฿99/เดือน) — ไม่ซื้อยังแจ้งเข้าได้ปกติ แต่ต้องพิมพ์ชื่อ/เลขบัตร/ที่อยู่เองแทน AI · ขั้นอื่นทั้งหมด (รายการจองที่รอ Check-in, ข้อมูลที่เติมให้จากใบจอง, เลือกห้อง, บันทึก) ใช้ได้โดยไม่ต้องมี AI Addon
💡 ระบบตัดสิทธิ์อัตโนมัติจากคอลัมน์
workspaces.ai_addon — โควตาหมด/ไม่ได้ซื้อ ระบบจะแสดง error "แพ็กเกจปัจจุบันไม่รวม AI OCR" แล้วให้ผู้ใช้กรอกมือแทน (ฟีเจอร์ยังใช้ได้แบบ manual)ทำอะไรได้บ้าง
- รายการจอง OTA ที่รอ Check-in โผล่เองในหน้า "แจ้งเข้า" (การ์ด "📋 รายการจองที่รอ Check-in") — ไม่ต้องเปิดหน้า OTA Monitor แยก · แสดงใบจองที่ไม่ถูกยกเลิก ยังไม่ได้กำหนดห้อง และวันเข้าพักไม่เกิน 30 วันย้อนหลัง
- กดแถวใบจอง → ฟอร์มเติมข้อมูลจากใบจองให้: วันเข้า-ออก, ราคาต่อคืน (ยอดรวม ÷ จำนวนคืน), ชื่อแขก, เบอร์โทร (ถ้ามี) และเลขการจอง OTA — พร้อมแถบเขียว "📋 จากการจอง: ชื่อแขก" (มีป้ายแหล่งจอง เช่น Agoda ต่อท้าย) บอกว่ากำลังผูกกับใบจองไหน
- สแกนบัตรประชาชน/พาสปอร์ตด้วย AI (ต้องมี AI Addon) เติมชื่อ ที่อยู่ วันเกิด เพศให้ — แก้ช่องที่อ่านผิดได้ก่อนบันทึก · ไม่มี AI Addon ก็พิมพ์เอง
- ห้องที่ชนช่วงวันเดียวกัน (แขกรายวันที่ยังพักอยู่ หรือใบจอง OTA อื่นที่กำหนดห้องแล้ว) จะไม่โผล่ในรายการ "เลือกห้อง" — กันจองซ้อน · ห้องของใบจองนี้เองยังเลือกได้ปกติ
- ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ (ถ้าเปิดสวิตช์ "ออกบิลอัตโนมัติ" ไว้ในหน้าออกบิลรายวัน) ออกเฉพาะแขก Walk-in/จองตรง — แขกที่จองผ่าน OTA ระบบข้ามให้เพราะยอดจ่ายผ่าน OTA ไปแล้ว
- แขกต่างชาติ: เลือก "ต่างชาติ" แล้วกรอกเลขพาสปอร์ต ระบบจะบันทึกแถว TM30 ให้ส่งออก — กำหนดยื่นภายใน 24 ชั่วโมง (ระบบไม่ได้ยื่นแทน)
📋 ขั้นตอนทีละขั้น
1
เปิดหน้า "แจ้งเข้า" ดูรายการจองที่รอ
เมนู "แจ้งเข้า" → หน้า "🛂 แจ้งเข้าพัก" จะเห็นการ์ดเลือกประเภท ("รายวัน" · "รายเดือน") และด้านล่างการ์ด "📋 รายการจองที่รอ Check-in" ที่ลิสต์ใบจอง OTA ซึ่งยังไม่ได้เข้าพัก (ป้ายแหล่ง Agoda/Traveloka, "วันนี้", "ห้อง N" ถ้ากำหนดแล้ว, เลขจอง, ชื่อแขก, วันที่-จำนวนคืน, ยอด, ปุ่ม "Check-in →") · ยังไม่เห็นใบจองที่เพิ่งจอง? รอรอบดึงอีเมลถัดไป หรือกด "Sync ตอนนี้" ที่หน้า OTA Monitor
2
กดแถวใบจอง OTA ที่ต้องการแจ้งเข้า
คลิกแถว (หรือปุ่ม "Check-in →") → ระบบเข้าโหมด "รายวัน" และเติมข้อมูลจากใบจองให้ (วันเข้า-ออก, ราคาต่อคืน, ชื่อ, เบอร์โทร, เลขการจอง OTA) พร้อมแถบเขียว "📋 จากการจอง: ชื่อแขก" (มีป้ายแหล่งจอง เช่น Agoda ต่อท้าย) ด้านบน · กด ✕ ที่แถบถ้าเลือกผิดใบ (ระบบถามยืนยันก่อนยกเลิกการผูก) แล้วเลือกใบใหม่
3
เลือกตึก + ประเภทแขก (ไทย/ต่างชาติ)
หลายตึก: เลือกตึกจากแถบ "เลือกตึก" ด้านบนก่อน (ห้องที่แสดงจะเป็นห้องของตึกนั้น) · เลือก "🇹🇭 คนไทย" หรือ "🌍 ต่างชาติ" — ต่างชาติจะเห็นช่อง Passport และกล่อง "🛂 แบบ TM30 — ชาวต่างชาติ" เตือนให้ยื่นภายใน 24 ชั่วโมง
4
สแกนบัตร → ให้ AI อ่านให้ (ต้องมี AI Addon)
กด "📷 ถ่ายรูป" หรือ "🖼 อัลบั้ม" (หรือลากรูปบัตรประชาชน/พาสปอร์ตมาวางในกรอบ) → AI อ่านชื่อ ที่อยู่ วันเกิด เพศ แล้วเติมให้ · ตรวจเลขบัตร 13 หลักทุกครั้งและแก้ช่องที่อ่านผิดเอง · ถ้าไม่มี AI Addon ข้ามขั้นนี้แล้วพิมพ์ข้อมูลเองได้
5
เลือกห้อง — ห้องที่ชนวันจะไม่โผล่ในรายการ
ที่การ์ด "🏠 เลือกห้อง (N ห้องว่าง)" ต้องเลือกวัน Check-out ก่อนระบบถึงจะแสดงห้อง · แสดงเฉพาะห้องรายวันที่ว่างตลอดช่วงเข้า-ออก (ตัดห้องที่มีแขกรายวันอยู่ หรือมีใบจอง OTA อื่นที่กำหนดห้องไว้แล้วทับช่วงนี้ — ห้องของใบจองนี้เองยังเลือกได้) · ถ้าห้องมีข้อมูลเตียง จะมีตัวกรอง "ทั้งหมด / 🛏 เตียงเดี่ยว / 🛏🛏 เตียงคู่" · คลิกห้องแล้วจะขึ้น "✓ เลือก: ห้อง N"
6
กด "✅ แจ้งเข้าพัก" — ระบบผูกกับใบจองให้
ระบบบันทึกการเข้าพักแล้วผูกกับใบจอง OTA นั้น และเปลี่ยนสถานะใบจองเป็น CHECKED_IN (ดูได้ในหน้า OTA Monitor) · แขกต่างชาติจะมีแถว TM30 ให้ส่งออก · หน้าต่าง "แจ้งเข้าพักสำเร็จ ✓" ขึ้นพร้อม "💳 บันทึกการรับเงิน" (ค่าห้องและเงินประกัน) — ค่าห้องที่จ่ายผ่าน OTA ไปแล้วไม่ต้องกรอก · กด "✓ ปิด" แล้วกลับไปหน้าแรกของ "แจ้งเข้า" · ⚠ รายการ "📋 รายการจองที่รอ Check-in" ไม่รีเฟรชเองหลังแจ้งเข้า ใบที่เพิ่งใช้อาจยังค้างอยู่จนกว่าจะเปิดหน้า "แจ้งเข้า" ใหม่ (สลับไปเมนูอื่นแล้วกลับมา) — ก่อนทำใบถัดไปให้เปิดหน้าใหม่ และอย่ากดใบเดิมซ้ำ เพราะจะเริ่มแจ้งเข้าซ้ำ
💡 Tips
- ถ้าเก็บเงินเพิ่ม (เตียงเสริม ซักรีด มินิบาร์) ออกบิลเองได้ที่ปุ่ม "🧾 ออกบิล" ของห้องในหน้า "รายวัน" หรือที่หน้า "ออกบิล / ใบเสร็จ"
- ในรายการ "รายการจองที่รอ Check-in" ถ้าเห็นป้าย "⚠️ กด Check-in แล้ว รอรับห้อง" แปลว่าใบจองถูกตั้งเป็นเช็คอินแล้วแต่ยังไม่ได้กำหนดห้อง — เลือกใบนั้นแล้วเลือกห้องให้เสร็จ
- แขกไม่มาตามนัด — ระบบไม่ลบใบจองให้ ใบจะยังโชว์ในรายการรอ Check-in จนพ้น 30 วันหลังวันเข้าพัก · ถ้า OTA ส่งอีเมลยกเลิก การ sync รอบถัดไปจะเปลี่ยนใบนั้นเป็น "❌ ยกเลิก" และหายจากรายการ
- ใบจองหลายห้อง (2+ ห้องในใบเดียว) ระบบรับเข้าเป็นรายการเดียวและขึ้นป้าย "N ห้อง" ในหน้ารายวัน — ใบจองแบบ group ผูก OTA ภายหลังและย้ายห้องด้วยปุ่มลัดไม่ได้ (ดูหน้า "ผูกกับใบจอง OTA" และ "ย้ายห้องแขกรายวันระหว่างพัก")
- ช่อง "เลขการจอง OTA (ถ้ามี)" ในฟอร์มรายวัน ใส่เลขจองจากอีเมล (เช่น AGD-…) แล้วคลิกออกจากช่อง ระบบจะค้นใบจองนั้นให้ — เจอแล้วขึ้น "✓ แหล่ง · ชื่อ · ยอด" และเติมราคา/วันที่ให้ ถ้าไม่เจอขึ้น "ไม่พบเลขการจองนี้"