คู่มือเริ่มต้น › หอพัก · ขั้น 3 จาก 8
🛂 เพิ่มผู้เช่า (แจ้งเข้า)
ลงผู้เช่าเข้าห้องที่เมนู “แจ้งเข้า” — ข้อมูลผู้เช่า สัญญา และมิเตอร์เริ่มต้นกรอกจบในหน้าเดียว
⏱ ใช้เวลาราว 5 นาที▶ มีคลิปสอน 2:03
▶ คลิปสอนเพิ่มผู้เช่า / ผู้เข้าพัก (แจ้งเข้า)
ทำตามนี้
📷 ภาพประกอบใช้ข้อมูลตัวอย่าง — ตึกของคุณจะแสดงชื่อและตัวเลขของคุณเอง · กดที่ภาพเพื่อขยาย
- เปิดเมนู “แจ้งเข้า” แล้วกดการ์ด “รายเดือน” (แขกค้างคืนกด “รายวัน”)👀 หอพักเห็นการ์ด “รายเดือน” ใบเดียว · “รายวัน” มีเฉพาะโรงแรม Premium 100 ขึ้นไป
- เลือก “🇹🇭 คนไทย” หรือ “🌍 ต่างชาติ” แล้วกรอกชื่อ เบอร์โทร เลขบัตร/พาสปอร์ต👀 ช่องยังไม่ขึ้นกด “หรือกรอกเอง →” · ให้ AI อ่านบัตรต้องมีแพ็กเสริม AI (เริ่ม ฿99)
- กำหนดวันเข้าพักกับระยะสัญญา (เช่นปุ่ม “12 เดือน”) แล้วกรอก “ค่าเช่าต่อเดือน (฿)”👀 รายวัน: เลือก Check-in / Check-out ก่อน ห้องว่างจึงขึ้น แล้วกรอกราคาต่อคืน
- เลือกห้องว่างจากรายการ👀 ไม่มีห้องให้เลือก? กด “📋 ออกบิลเดือนแรก” ที่หน้า “รายเดือน” ก่อน (ครั้งเดียว)
- กรอก “เงินประกัน (฿)” และเลขมิเตอร์ไฟ/น้ำเริ่มต้น👀 แถบ “สรุปก่อนบันทึก” ด้านขวาบอกช่องที่ยังไม่ได้กรอก
- กด “✅ แจ้งเข้าพัก” แล้วกด “🖨 พิมพ์สัญญาเช่า” ให้ผู้เช่าเซ็น👀 ระบบถามช่องที่ยังว่าง — ตั้งใจเว้นกด “แจ้งเข้าต่อ (ข้ามที่เหลือ)” ได้
✅ เสร็จแล้วควรเห็น
- หน้าต่าง “แจ้งเข้าพักสำเร็จ ✓” สรุปสัญญาและเงินแรกเข้า
- หน้า “รายเดือน” ห้องนั้นขึ้นป้าย “แจ้งเข้าใหม่”
คลิปเพิ่มเติม
▶ คลิปสอนเพิ่มผู้เช่าในแชท LINE @roomhub (ทางเลือกแทนการแจ้งเข้าในแอป)
📚 รายละเอียดเพิ่มเติมของหน้านี้ (ไม่ต้องอ่านก็ทำตามได้)
🔒ต้องซื้อแพ็ก AI Addon เพิ่ม
ฟีเจอร์สแกนบัตรประชาชน/พาสปอร์ต (ปุ่ม "📷 ถ่ายรูป" / "🖼 อัลบั้ม") ให้ AI อ่านชื่อ-เลขบัตร-ที่อยู่-วันเกิด-เพศ (คนไทย) หรือเลขพาสปอร์ต-สัญชาติ-วันหมดอายุ (ต่างชาติ) เป็นของแพ็ก AI Addon (เริ่ม ฿99/เดือน) — ไม่ซื้อยังแจ้งเข้าได้ปกติ แต่ต้องพิมพ์ข้อมูลลงฟอร์มเองแทน AI
💡 ระบบตัดสิทธิ์อัตโนมัติจากคอลัมน์
workspaces.ai_addon — โควตาหมด/ไม่ได้ซื้อ ระบบจะแสดง error "แพ็กเกจปัจจุบันไม่รวม AI OCR" แล้วให้ผู้ใช้กรอกมือแทน (ฟีเจอร์ยังใช้ได้แบบ manual)ทำอะไรได้บ้าง
- สแกนบัตรประชาชน/พาสปอร์ตด้วย AI OCR — อ่านเลขบัตร ชื่อ-นามสกุล วันเกิด ที่อยู่ (หรือสัญชาติ/วันหมดอายุสำหรับพาสปอร์ต) ให้อัตโนมัติ
- เลือกได้ 2 ประเภทในหน้าเดียว — การ์ด "รายวัน" (Walk-in · Agoda · Traveloka · เฉพาะโรงแรมแพ็ก Premium 100 ขึ้นไป) และการ์ด "รายเดือน" (ทำสัญญาเช่าระยะยาว · มีทุกแพ็ก — หอพัก/อพาร์ทเมนต์จะเห็นการ์ดนี้ใบเดียว) แล้วเลือกผู้เข้าพักเป็นคนไทยหรือต่างชาติ
- เตรียมเอกสารตามประเภทแขก — แขกต่างชาติ: ระบบบันทึกแถว TM30 (ครบกำหนดยื่นภายใน 24 ชั่วโมง) ให้ส่งออกด้วยปุ่ม "📤 Export TM30 (ต่างชาติ)" · ทะเบียนผู้เข้าพัก: ส่งออกด้วย "📤 Export รร.3 (ทะเบียนผู้เข้าพัก)" · ผู้เช่ารายเดือน: พิมพ์สัญญาเช่าได้หลังบันทึก ("🖨 พิมพ์สัญญาเช่า") — ระบบไม่ได้ยื่นแทน ต้องนำไปยื่นต่อเอง
- เช็คอินรายเดือนกรอกครบในหน้าเดียว — ผู้เช่า · สัญญา (วันเข้าพัก วันเริ่มสัญญา ระยะ 3/6/12 เดือน หรือกำหนดวันสิ้นสุดเอง — ยังไม่รู้วันสิ้นสุดเว้นว่างได้) · ค่าเช่าและค่าบริการรายเดือน · เงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า · เลขมิเตอร์เริ่มต้น และผู้พักอาศัยร่วม
- แจ้งเตือนทันทีเมื่อมีแขกต่างชาติ ว่าต้องยื่น TM.30 ภายใน 24 ชั่วโมง (มีค่าปรับถ้าไม่ยื่น)
- ก่อนบันทึกรายเดือน ระบบเปิดหน้าต่าง "เช็คก่อนแจ้งเข้า — ช่องที่ยังไม่ได้กรอก" เตือนช่องที่มักลืม (วันเริ่ม/สิ้นสุดสัญญา บ้านเลขที่ห้อง ค่าเช่า เงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า) — กด "แจ้งเข้าต่อ (ข้ามที่เหลือ)" ได้ถ้าตั้งใจเว้น เช่น ยังไม่กำหนดวันสิ้นสุดสัญญา
📋 ขั้นตอนทีละขั้น
1
เลือกประเภท: รายวัน หรือ รายเดือน
เข้าเมนู "แจ้งเข้า" (หน้า "🛂 แจ้งเข้าพัก") แล้วคลิกการ์ด "รายวัน" (Walk-in · Agoda · Traveloka — เฉพาะโรงแรมแพ็ก Premium 100 ขึ้นไป) หรือ "รายเดือน" (ทำสัญญาเช่าระยะยาว — หอพัก/อพาร์ทเมนต์เห็นการ์ดนี้ใบเดียว) · หลายตึกให้เลือกตึกที่มุมบนก่อน
2
สแกนหรือกรอกข้อมูลผู้เข้าพัก
เลือก "🇹🇭 คนไทย" หรือ "🌍 ต่างชาติ" แล้วกด "📷 ถ่ายรูป" หรือ "🖼 อัลบั้ม" ให้ AI อ่านบัตรประชาชน/พาสปอร์ต (ต้องมี AI Addon — ถ้าไม่มีข้ามไปพิมพ์เองได้) · ตรวจและแก้ช่องที่อ่านผิดก่อนไปขั้นถัดไป · รายเดือนมีช่องที่อยู่ปัจจุบัน ผู้ติดต่อฉุกเฉิน และ LINE ID ในการ์ดเดียวกัน
3
เลือกห้องว่างและวันเข้า-ออก
รายวัน: เลือก Check-in / Check-out ก่อน แล้วการ์ด "🏠 เลือกห้อง" จะแสดงเฉพาะห้องรายวันที่ว่างตลอดช่วงนั้น · รายเดือน: เลือกห้องว่างได้เลย แล้วกำหนด "วันเข้าพัก", "วันเริ่มสัญญา" และ "ระยะสัญญา" (ปุ่ม 3 / 6 / 12 เดือน หรือ "กำหนดวันสิ้นสุดเอง") — เว้นวันสิ้นสุดไว้ได้ ระบบบันทึกให้แต่จะไม่มีวันหมดสัญญาไว้เตือน
4
กรอกราคา/ค่าเช่าและเงินที่รับ
รายวัน: กรอก "ราคาต่อคืน (฿)" (พัก 2 คืนขึ้นไปแก้ราคาแต่ละคืนได้) และ "ส่วนลด (฿)" — ถ้าแขกจองผ่าน OTA ใส่ "เลขการจอง OTA (ถ้ามี)" ระบบค้นใบจองให้ · รายเดือน: กรอก "ค่าเช่าต่อเดือน (฿)" และ "💵 ค่าบริการรายเดือน" (ส่วนกลาง ทีวี ตู้เย็น จอดรถ) ในการ์ด "สัญญา" แล้วกรอก "เงินประกัน" "ค่าเช่าล่วงหน้า" "ค่าคีย์การ์ด" และเลขมิเตอร์ไฟ/น้ำเริ่มต้น (เลือกเรทได้) ในการ์ด "รับเงิน & มิเตอร์วันเข้าอยู่"
5
บันทึก แล้วดูหน้าสำเร็จ
กด "✅ แจ้งเข้าพัก" (แขกต่างชาติเป็น "✅ แจ้งเข้าพัก + TM30") — รายเดือนจะมีหน้าต่าง "เช็คก่อนแจ้งเข้า" เตือนช่องที่ยังว่างให้เลือกกลับไปกรอกหรือ "แจ้งเข้าต่อ" · หน้าต่าง "แจ้งเข้าพักสำเร็จ ✓": รายวันมี "💳 บันทึกการรับเงิน" (โอน/เงินสดค่าห้อง และเงินประกัน รับสด/รับโอน/ยังไม่เก็บ) · รายเดือนแสดงสรุปสัญญากับ "💰 การเงินแรกเข้า" (เงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า ค่าเช่าเดือนแรก ค่าคีย์การ์ด) แล้วกด "🖨 พิมพ์สัญญาเช่า" ให้ผู้เช่าเซ็น — ห้องรายเดือนจะขึ้นป้าย "แจ้งเข้าใหม่" ในหน้า "รายเดือน" จนกว่าจะออกบิลเดือนแรก
💡 Tips
- ตรวจเลขบัตรประชาชน 13 หลักทุกครั้งหลัง AI อ่าน — ป้องกันตัวเลขผิดหลุดเข้าเอกสารราชการ
- แขกต่างชาติ (รวมชาวจีน) ต้องกรอกเลขพาสปอร์ต — ฟอร์ม "ต่างชาติ" ใช้ Passport No. เป็นหลักและไม่มีช่องเลขบัตรประชาชนต่างชาติ
- ห้องรายเดือนที่เพิ่งแจ้งเข้าจะขึ้นป้าย "แจ้งเข้าใหม่" ในหน้า "รายเดือน" รอออกบิลจริงปลายเดือน (หลังจดมิเตอร์) แล้วค่อยกดชำระ
- บนมือถือฟอร์มแจ้งเข้าแบ่งเป็น 4 ขั้น (ประเภทแขก → ข้อมูลส่วนตัว → การเข้าพัก → ยืนยัน) มีป้าย "☀ รายวัน" / "📅 รายเดือน" บอกโหมดที่เลือกอยู่ — กรอกข้อมูลชุดเดียวกับบนเดสก์ท็อป